これであなたもリモートワーカー?Web会議システムの基本

web会議システム
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ネットインフラの発達で、リモートワークの定着が進んでいる昨今。
これまで出社前提だった働き方の概念は消え去り、ノルマを果たせば働く場所がどこであろうと関係ない時代になってきました。
そうなってくると、当然リモートでできることは何でもリモートで済ませた方がコスト面でも有利。
というわけで今回は、そんなリモートで会議をするためのシステムであるWeb会議システムについて迫ってみようと思います。

Web会議システムとテレビ会議システムの違い

これまで、遠隔地との会議によく用いられてきたのが、テレビ会議システムという物。
企業内での会議などで、遠くの死者とつないで一次に会議のできる便利なシステムですが、実は似ているようでWeb会議システムとテレビ会議システムは異なるものになります。

Web会議システムとは

Web会議システムとは、それぞれのパソコンやスマホ、タブレットにインストールしてあるアプリケーションやソフトウェアをつかって行う会議です。
会議というと、どうしても大人数との話を想像するかもしれませんが、必ずしもそうとは限りません。
とくにリモートワークなどで多用されるのは、むしろマルチ、つまり大人数との会議よりも個人間の1対1の会議が多く利用されるのです。
そして多くのWeb会議用のアプリやソフトウェアは、そういった1対1の会議に対応しているものが多いのです。
もちろん、大人数での会議にも対応はできますし、不可能ではないのですが、主に1対1で使われることが多いものだという印象で間違っていません。

テレビ会議システムとは

これは、大人数での会議が前提となるシステムです。
前提が大人数ですからそのシステムは個人のパソコンというよりも企業の建物や独自サーバに依存していて、導入費用も、会社の規模などにもよりますが数百万円から数千万の規模になります。
しかしその代わり、大人数でも安定した通信状況が確保でき、高音質高画質の会議を開くことができるのが特徴です。
ただ一方で、システムが大きいこととコストがかかることから、仕様の変化や機器のリニュアルなどを頻繁に行うわけにはいかず、変化の速いネット社会のニーズには対応しづらくなります。
少なくとも、個人で導入するようなものではありませんね。

リモートワークにはWeb会議

つまり、リモートワークでの連絡や会議の出席には、Web会議システムの方がそのニーズに即しているのです。
パソコンが一台あれば、どこでも連絡が取れ会議や打ち合わせができるのWeb会議システムは、もはや不可欠といてもいいでしょう。
コスト面においても、なかには無料の物も多く、導入費用はほとんどかからないと考えて間違いありません。
ソフトウェアやアプリ自体もかなりの種類と数がリリースされていて、自らのビジネスシーンに合わせた選択もできますので、むしろ導入に迷う理由もないといえるでしょう。

Web会議システムのメリット

ではここでWeb会議システムのメリットを見てみましょう。

オフィスのデスクと自宅のデスクをリンク

これがまず一番の利点ですが、Web会議システムによってオフィスと自宅がリンクします。
たとえば、隣の席の同僚と打ち合わせをするなんて言うビジネスシーンでよく見受けられることも、Web会議システムがあれば、自宅の同僚と自宅の自分との間で気軽に打ち合わせができます。
たいていのWeb会議システムにはファイルの送信機能もありますので、書類の受け渡しも自由自在。
その名の通り、自宅に居ながらにして会議に出席することも当然できますし、クラウドを通じで会社のPCと自宅のPCを同期させてしまえば、もうほとんど困ることはありません。

お客様とのやり取りも自宅で

また、顧客や取引先といったお客様との商談なども自宅でできるようになります。
とくにこういったお客様とのやり取りに関しては、会社内で大っぴらにできない話や、プロジェクトの提案などがたくさん存在し、なかなか打合せしづらい経験をしたことがある人も多いでしょう。
しかし、Web会議システムを使えば、お互い会社の中や事業所の中にいる必要はありません。
完全なるプライバシーの保たれる自宅の部屋や、関係者のいない喫茶店やコワーキングスペースなどを利用して打ち合わせをすれば、はばかられる話も大っぴらにできます。
また、お客様と場所を打ち合わせる必要もありませんので、お客様のニーズへの即応力も断然こちらの方が上。
Web会議システムは、会社のデスクを持ち歩く感覚だと考えればいいのです。

移動コストの大幅な削減。

Web会議システムを導入すれば、時間と金銭のコストは大幅に削減できます。
相手との打ち合わせにおいて、しっかりと表情まで確認して詰めておきたい事柄があった場合、相手が北海道で自分が東京などの場合には膨大な時間と金銭のコストがかかっていました。
しかしWeb会議システムの場合、ビデオ通話機能がついているものがほとんどで、それが普通のことです。
つまりは、相手がどこにいようと、また自分が何をしていようと、きちんと相手の表情を確認しながら詰めた話ができるというわけなのです。
北海道だろうが海外だろうが、そこに、コストは全く必要ありません。
全体的に見れば、かなりのコストダウンになることは言うまでもないのです。

準備の簡略化

実際に顔を見合わせて、会議や打ち合わせをするとなると、そのために膨大な資料が必要となります
その会議の参加者が十人いたら、同じ資料をその人数分だけコピーしなければいけませんし、打ち合わせの準備のためには、様々な書類をリストアップして作る必要があります。
しかし、Web会議システムを使えば、そんな準備はほとんど必要ありません。
基本的には、データのまま1つだけ確保できていれば、相手が何人だろうと何十人だろうと、データのまま全員に送付すればいいだけです。
しかも、ソフトウェアやアプリによっては、資料をデスクトップ上に表示できる機能もあり、一般の会議の様に大げさなプロジェクターを用意することもありません。
全てはパソコン一台、それだけの世界です。

会議や打ち合わせを細かに行える

準備の必要もなく移動コストもかからないWeb会議システムにおいては、会議や打ち合わせに躊躇が亡くなります。
わからないことや認識の齟齬が発生しそうなときに、すぐにでも打ち合わせを申し出てその場ですぐに話し合いができてしまうのですから、その回数はかなり増えていくでしょう。
日時の設定や場所の確保もいらないのですから、これは当然のことです。
こうすることによって、無駄な認識の齟齬から生まれる、失敗の可能性とそれにまつわるコストの増加がなくなるのですから、かなり効率的な仕事ができます。
自由度と効率を確保することで、お客様への細かい対応ができる。
これに勝るメリットはありません。

Webシステム会議のデメリット

では次に、同様にデメリットについても見ていきましょう

相手に環境が整っていない

Web会議の場合、自分だけでなく相手にも同様に環境が整っていないと使えません。
自分の所属している企業に関してならば、その心配はないかもしれませんが、顧客やお得意様、取引先といったお客様に環境が整っていないことはざらにあります。
下手をすると、当然環境がある前提で話してしまったことで悪印象を与えることすら考えられます。
自分にとっては当たり前の環境であっても、相手にとっては未知の分野であるということはよくあるものですし、そこで当たり前のように話をすすめれば怒られるのも当然です。
そう考えると、相手に環境があるかどうかの確認もなかなか難しいといえるでしょう。

認知度が低く信用がない

もう一つのデメリットとつぃては、いまだにWeb会議という物の認知度が低いということがあります。
これは前述の環境が整っていないに少し通じるかもしれませんが、こういう新しいシステムを使った仕事というのは、旧態依然とした考え方を持っている日にとっては眉唾に映るものです。
というのは、これは異なる新しい価値観の導入だからです。
そうなってくると、人によっては、このようなWeb会議において重要な商談や大きな取引を受けてくれないかもしれません。
やはり実際会って話をしないと……という価値観を持っている人は少なくないのです。

セキュリティーが万全とは言えない

これはインターネットを使った仕事全般に言えるのですが、セキュリティーが完ぺきということはあり得ません。
どんなにセキュリティー対策がなされていたとしても、最近起こったコインチェックの事件を引用するまでもなく、そこにセキュリティーという壁はあります。
とくに、会話内容ならばまだしも、Web会議システムによって重要なファイルなども渡したりします。
もちろんそんなことはあまりあることではありませんし、簡単にできることでもないのですが、万が一を考えるとあまり大きな価値のあるものに関しては躊躇せざるを得ません。

通話品質が不安定なことがある

Web会議システムは、基本的にはネット回線に依存します。
とくに、出先で打ち合わせや会議などをするときには、その場のWi-Fiの具合などによって回線状態が悪いということも考えられます。
また、パソコンのスペックによっては、動作が遅くなることもしばしば。
そうなると、画像品質や通話品質が格段に落ちてしまうことになり、下手をするとだ地な話の最中で回線が切れるようなことも考えられるのです。
相手に理解があればいいのですが、そうでない場合はこれはかなり失礼になります。
また、複数人と会議するときに、自分だけ通話品質が悪く周りに迷惑をかけて会議の進捗を繰らせてしまうようなことも考えられるのです。

Web会議システムを使うために気を付けたいこと。

ではそんなメリットとデメリットから、Web会議システムを使う上での注意点を考えてみましょう。

相手の理解度をしっかりと把握する。

これは、相手がWeb会議システムに対して合意った理解と考えを持っているかが一番重要だということです。
基本的にIT関係の知識が豊富で、ネットの世界に偏見の無いような人ならば、頻繁に利用してもかまいませんが、逆の場合だと著しく機嫌を損ねることにもなりかねません。
とうぜん取引相手などのお客さまならば要注意ですし、これは上司などでもかなりのポイント。
上司の場合は、こういった新技術に対して快くないばかりか、リモートワークという物に対しての偏見を持っている人も少なくありません。
社会での人間環境は、リモートワークだからといって無視していいものではありません。
そのためにも、相手の理解度はしっかりと把握しておきましょう。

環境整備はしっかりと

商談にしろ打ち合わせにしろ、会社内でも会議にしろ、手間をかけさせないというのは大事なことです。
時間も大事なコストの一つだという自覚があるからこそ、リモートワークでWeb会議システムを使おうというのですから、それは当然のことですよね。
ですから、なるべくこちらの都合で会議や打ち合わせを遅延させるようなことがないよう、環境の整備は必須です。
それは例えば回線の強度であったり、もしくはパソコンのパワーやスペックであったりといったことで、とくに出先で仕事をすることが多いリモートワーカーならば、回線強度の強い場所はしっかりと把握しておきましょう。
もちろん、だれしも厳しいことを言ってくるわけではありません。
しかし、同じように、だれしも出先であるから回線が弱いということに理解を示してくれるわけではないのです。

セキュリティーには要注意、高機密は扱わない

セキュリティーに絶対はないと書きましたが、それでも、対策を万全にしていればほぼ間違いは起こりません。
しかしながら、自分のパソコン環境であればその確認もできますが、We会議システムの場合、相手の回線やパソコンのセキュリティーも考えなくてはいけません。
しかも、外部施設のWi-Fiを使用する場合には、あなたのセキュリティー対策がその施設のルーターには及びません。
Wi-Fiの電波をとってる施設のセキュリティー管理がずさんだったり、意図的にルーターから情報を抜くということが全くありえない事ではないということは理解しておくべきです。
ですので、機密の高いものはWeb会議システムには使わないのが無難です。

可能性と先進性

Web会議システムは、普及すればかなりの大きな変化を社会にもたらすだろう可能性を持ったシステムです。
しかし同時にそれは、民間の通話や会話のためのツールがビジネスにまで普及し始めている、新しいシステムであるということは考えておかなければいけません。
導入を見送るというのでは、可能性をつかむことにはなりません。
しかし、導入を焦ったり、安易に使ってしまうようなことは、その先進性の危うさからも控えた方がいいでしょう。
あくまで便利グッズという扱いくらいが、今はまだちょうどいいのかもしれませんね。

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海外でのリモートワークを夢見るアラサー男子です。今は本業やりつつ、リモートワークで本業を活かした副業をしながら経験を積んでいます!

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