リモートワークとタイムカードの関係とは?

リモートワーク
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リモートワークの可能性にかけ、東京から地方に引越ししたリモートワーカーです。

リモートワークとタイムカード

ライフスタイルが多様化し、働き方も自由に選ぶことのできる時代になってきました。そういったなかで注目を集めているのが、「リモートワーク」という働き方です。リモートワークとは、自宅やレンタルオフィスなど、会社以外の場所で業務を行う形態を指しており、時間の自由度などさまざまなメリットがあります

副業を考えている人には、大変に魅力的な働き方といえます。しかしながら、勤怠管理という問題もあります。出来高などで成果を計れない仕事の場合、勤務時間を正確に記録できないと困ってしまう場面が少なくありません。そのため、タイムカードの導入を求める声は、管理者側からだけでなくワーカー側からもあがっているのです。

また、リモートワークには「コミュニケーション」の問題もあります。オフィスでは数秒で済むようなちょっとした質問や相談でも、リモートワークではかなりの時間がかかってしまいがちです。

リアルタイムにコミュニケーションを図るためには、「誰がどこにいるか」を全員が共有している必要があります。リモートワークは時間の管理などがワーカーの裁量に委ねられているケースが多いのですが、単純な勤怠管理とは別の意味でタイムカードを導入することによるメリットがあるのです。

勤怠管理ツールの導入が必要な背景

労働時間の把握などの単純な勤怠管理をするためには、自己申告よりも勤怠管理ツールを導入したほうが多くのメリットがあります。自己申告の場合、管理側からすれば正確性についての問題を感じてしまいます。ワーカー側からみても、ほかのワーカーとの公平性などに疑問が残ってしまいます。

もちろん全てのリモートワークで問題が起きているというわけではありませんが、「本当にきちんと作業をしているのか」と疑念を持つ管理者や、「頑張りをしっかりとみてほしい」という不満を持っているワーカーが存在していることは事実です。勤怠管理ツールを導入すれば、正確で透明性の高い記録ができるため、こういった管理側とワーカー側の双方が抱える問題を一挙に解決することが可能になるのです。

とはいえ、カードリーダーなどを使って勤務時間を管理するような一般的な手法は、コストや手間を考えるとあまり現実的ではありません。管理側はワーカーごとにカードリーダーなどの機器を用意しなくてはいけません。

また、場所を移動して仕事をするワーカーは、常に機器を持ち歩かなければならなくなります。そこで注目されているのが、アプリを使ったデジタル管理ツールです。スマートフォンなどで簡単に勤怠管理をすることが可能になります。

顔認証やGPSを使ったタイムカード

アプリを使ったタイムカードは、ローコストでリモートワークの勤怠管理を行うことができます。スマートフォンやタブレットにアプリをダウンロードするだけなので、ワーカーにも負担がかかりません。また、場所を選ばず使用することができるという特徴があります。自宅だけでなく、レンタルオフィスやカフェなどでも気軽に利用することが可能です。

スペイシータイムカード

そういったなかでも特に注目を集めているのが「スペイシータイムカード」です。スペイシーは都内で約4500室のワークスペースを扱っているなど、副業としてリモートワークを考えている人であればぜひチェックしておきたい会社です。

スペイシータイムカードの最大の特徴は、「スペイシーパス」と呼ばれる「顔認証システム」を採用しているということです。タイムカードには、古くから「本人確認」という問題がつきまとってきました。デジタル技術によってIDカードが一般化し、いったんは解決しています。

しかし、リモートワークのようなこれまでになかった働き方が登場すると、再び本人確認が問題にあがってきます。スペイシータイムカードは、この問題をAIによる顔認証システムで一気に解決しました。

カードやデバイスを持ち歩く必要がないため、ワーカーにとっても大きなメリットがあります。また、AIによる顔認証は非常に精度が高いため、本人以外は一切ログインや操作ができません。セキュリティの面でも高い信頼性があり、ワーカーは安心して働くことができます。

GPSを利用した位置情報をタイムカードに採り入れていることも、スペイシータイムカードの特徴です。これまでのタイムカードは、「誰が」「いつ」という2つの要素を記録するものでしたが、スペイシータイムカードは「どこで」という要素が追加されています。このカードに限ったことではありませんが、これからのリモートワークでは「どこで」という情報も重要になってきます。

働く場所が自由な分、管理者がワーカーの現在地を確認できるというメリットがあるからです。もちろん、業務の内容によっては全く不要な場合もあります。しかし、ワーカーの現在地によって業務を発注できるかどうかが決まるような仕事の場合は、大変に大きなメリットがあります

仕事内容をみえる化するタイムカードとは

テクノロジーの進化によって、タイムカードの概念も大きくかわりつつあります。副業を考えている人は、この考え方の変化を押さえておくことが大切です。

F−Chair+

Worksnaps

「F−Chair+」や「Worksnaps」などのツールでは、出勤退勤の記録だけでなく「業務時間管理」という機能が追加されています。

「着席」と「退席」の管理ができるため、自分のペースで仕事を進めつつ、管理者にも状況を伝えられることが可能になります。これによって、「リアルタイムのコミュニケーション」というリモートワークの大きな問題のひとつが解決されます。

ワーカーが業務に就いているかどうかを管理者がリアルタイムで把握できるため、緊急の要件などを伝えやすくなるのです。例えば、デザインの仕事でクラインアントから修正依頼が入った場合、管理者はワーカーにすぐその旨を伝えることができます。ワーカーも迅速に対応することができ、時間を有効に活用することが可能になるのです。

こういったツールを使うことで、「誰が」「何を」「どこで」という要素に加えて、「何を」「どれくらい」という管理もできるようになります。副業としてリモートワークをしている人にとって、業務の進捗状況の報告は大きな負担になっていました。また、管理者にとってもリモートワークの進捗管理は大きな悩みのひとつでした。

TimeCrowd(タイムクラウド)

しかし、最新のツールを使うことで、これらの悩みは即座に解決されます。もはやタイムカードの概念を超えていると感じる人も多いかもしれませんが、これが新しい時代の時間管理なのです。

「TimeCrowd(タイムクラウド)」というアプリは、こういった進捗管理の機能を強化しています。ワーカーが「どのような作業をどれくらいやっているのか」を簡単に確認することができるツールです。つまり、仕事内容が見える化されるのです。

チームでタイムカードを共有する

タイムクラウドの特徴は、管理者とワーカーの間だけではなく、ワーカー同士の間でも情報が共有されるという点にあります。リモートワークというと一人でコツコツ作業をするようなイメージですが、最近ではチームを組んでプロジェクトを進めていく形態の業務が増えています

こういった場合、ワーカー同士の連携が業務のスピードやクオリティに大きく影響してきます。タイムクラウドのような業務管理ツールは、チームの活動時間などが見える化されるため、チームの生産性を大幅に向上される効果が期待できます。プロジェクト管理機能を備えたタイムカードと考えれば理解しやすいかもしれません。

チームでタイムカードを共有することには、もうひとつの大きなメリットがあります。それは、ワーカーの「セルフマネジメント」の質が向上するということです。タイムカードは、管理者がワーカーの労務管理をするためのツールという考え方が一般的です。

しかし、リモートワークは個人の裁量で仕事を進めることが多いため、セルフマネジメントを意識することが非常に大切になるのです。副業としてリモートワークを始めたものの、上手な時間管理ができず悩んでいるという人が少なくありません。業務の時間が自由である分、つい緊張感がなくなってしまったりすることがあります。

逆に、業務を増やしすぎて疲労を蓄積させてしまって悩んでいる人もいます。チームでタイムカードを共有するとほかのワーカーのがんばりが励みになったり、適切な業務量の目安を把握できるというメリットが生まれます。

Remotty(リモティ)

Sococo(ソココ)

バーチャルオフィス」というツールを導入しているリモートワーク企業も多くあります。「Remotty(リモティ)」や「Sococo(ソココ)」というツールが有名ですが、もはやタイムカードとはいえず、文字通りバーチャルなオフィス環境を提供するソフトです。

しかし、未来型のタイムカードを考えるのであれば、こういったツールについてもある程度知識を整理しておくことが必要です。チームメンバーの勤務状況や進捗状況をリアルタイムに把握できることに加えて、コミュニケーション機能が強化されていることが特徴です。

これまでのチャットと大きく違うのは、誰と誰がコミュケーションを取っているかなども可視化されることです。これまでのリモートワークにはなかった、チームとしての一体感を感じることができるツールです。

タイムカードを活用して、仕事の質を高めよう

ほかのワーカーの勤務状況や業務の進捗状況を知ることは、自分の仕事の質を高めることにも役立ちます。タイムカードを共有することで、標準的な業務スピードを把握するだけでなく、優秀な人のスピードや業務の進め方を学習することができるからです。

セルフマネジメントとは、業務の量だけでなく業務の質にも注意を払うことです。副業としてリモートワークをするのであれば、タイムカードを単なる労働時間の記録ではなく、自分の生産性向上のためのツールとして捉えることが大切なのです

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海外でのリモートワークを夢見るアラサー男子です。今は本業やりつつ、リモートワークで本業を活かした副業をしながら経験を積んでいます!

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