リモートワークにおけるタスク管理について

リモートワーク
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リモートワークの可能性にかけ、東京から地方に引越ししたリモートワーカーです。

リモートワークにおけるタスク管理

リモートワークとは在籍している会社に出勤せず、自宅やレンタルしたオフィスなどから仕事を行う勤務形態の一つです。いわゆる在宅勤務やテレワークなどと呼ばれるものも殆ど同義の勤務形態です。こうしたリモートワークは場所や時間に対する束縛がほぼないため、よりプライベートを充実させやすく、育児や介護と仕事の両立を助ける目的で導入している企業もあります。

業種としては仕事に物理的な距離を選ばない、インターネットを利用したものが多い傾向です。またリモートワークは形骸化している会議や、同僚との世間話、上司との飲み会などの仕事に直接関係がない部分の負担も少ないため、そういったコミュニケーションが苦手な方にも向いている業務形態だといえます

しかしながらそういったメリットも多いリモートワークですが、デメリットも存在します。特に難しい部分だといえるのがタスク管理です。タスク管理というのは簡単にいうと仕事におけるスケジュール管理のことです。

このタスク管理があまいと納期までに仕事が終わらなかったり、やらなくてもいい仕事を余分にやってしまうなどの問題が起こる可能性が高いです。企業に勤めていて直接会社に勤務している場合は、そういったタスク管理を行わなくても、当日会社から与えられた仕事をこなしていれば基本的に問題はありません。しかしながらリモートワークでは、そういったタスク管理を代わりに行ってくれる人がいないため、タスク管理能力は一般的な勤務形態よりも重要になるのです

タスク管理のメリットについて

タスク管理をしっかりと行うことによって仕事を効率的に行うことができます。そして仕事が効率的に行えるということは、自由に使える時間が増えるということにも繋がり、私生活の充実にも関係してきます

またタスク管理をしてやるべき仕事を全て把握しておくことで、あの仕事の納期はいつまでだったかな、といった不安を抱えなくていいため、長期的なストレスの軽減にも繋がります。そしてリモートワークをしていると、仕事の進行度について本社から定期的な連絡がくる場合がありますが、そういった際にタスク管理をしているとスムーズに説明ができるというメリットもあります

タスク管理の具体的なやり方について

簡単で効果の高いタスク管理の方法は、メモ帳などにやるべき仕事を書き出すという方法です。そして書き出した後はその仕事を分野ごとにカテゴライズしましょう。

例えばどこかの会社に送らなければならないメールがあるのならば、「メール」という項目をメモ帳の内に作って、会社名と送るべきメールの大まかな内容を一緒に書き留めておくなどです。そうしたカテゴライズをしておくことで、着手した仕事のついでにできる仕事が分かりやすく、効率的に仕事を行うことができます。

また仕事の中には一日で終わらないものも多く存在します。そういうやりかけの仕事を、メモ帳などに書き出しておくのもミスを抑えるのに効果的なタスク管理の方法です。何故ならば就寝や休憩などを挟んでしまうと、うっかりやりかけの仕事をやり終えたと誤認識してしまう可能性があるからです。

そしてそういった一つの大きなミスをしてしまうと、他のタスク管理がしっかりしていても、やりかけの仕事を急遽終わらせなければならないといった事態になって、それらの予定を変えざるをえなくなります。したがって仕事が一日で終わらなかった場合は、タスク管理の一つとして、やりかけの仕事をメモ帳などに記しておく習慣をつけましょう。特にリモートワークにおいては間違いや納期を指摘してくれる人が周りにいないため、こういったタスク管理はマメに行った方がいいのです。

タスク管理をする際の注意点について

タスク管理を行う場合は気を付けた方がいい点がいくつかあります。

タスク管理を行う理由をきっちりと理解しておくこと

一つはタスク管理を行う理由をきっちりと理解しておくことです。タスク管理を行う理由は、簡単にいえば自分の仕事をやりやすくするためです。

したがって自分で決めたタスク管理にとらわれ過ぎると逆効果になる可能性があります。例えば会社からのメールで臨時でして欲しいという仕事が入ったにも関わらず、タスク管理の予定を変えたくないからといって、今やりかけの仕事を優先してしまうなどのケースです。タスク管理はあくまで仕事の補助として行うものなので、時にはスケジュールを崩すぐらいの広い視野をもちましょう

メモ帳などに書き出してタスク管理を行う

二つ目はどんなに細かい仕事でも、しっかりとメモ帳などに書き出してタスク管理を行うということです。仕事が切羽詰まっている時や、頭で覚えておけるぐらいのシンプルな仕事だと、ついついタスク管理を怠りがちになります。しかしながらタスク管理においてはそういった小さな怠けが、タスク管理全体の信憑性を損なう原因になる可能性があります。

そして自分で自分のタスク管理が信用できなくなると、過去の受信メールなどの情報を調べ直して、もう一度やらなければならない仕事を調べ直すことにもなりかねません。したがって長期的には仕事の時間が増加する可能性があるため、どんなに細かい仕事でもしっかりとタスク管理を行った方がいいのです。特にリモートワークでは仕事のオンとオフの境界線が曖昧なため、自分に甘くなりやすく細かいことほど蔑ろにしやすいので注意が必要です

スケジュールを詰め過ぎない

三つ目はスケジュールを詰め過ぎないという点です。あまり無理なタスク管理を行うと、睡眠時間の減少やストレスの増加などの原因になる可能性があります。

またリモートワークでは真面目な人ほどこういったタスク管理を行う可能性が高いです。何故ならば直接会社に出社をしていないため、仕事をしているという実感が薄く、その実感を得るために無理なスケジュールで仕事を行ってしまうことが多いからです。

しかしながらこういった無理なタスク管理は疲労がたまりやすく、体調を崩す原因にもなりかねません。したがってタスク管理を行う際は、ある程度余裕を持てるぐらいのスケジュールで仕事を組みましょう。そうすることで結果的には心身の健康が保たれやすく、長い目でみれば仕事の作業効率も上がりやすいです

色々な仕事を同時に行う

四つ目は出来るだけ色々な仕事を同時に行わないということです。タスク管理には仕事の優先順位を明確にするという役割があります。

したがって優先順位通りに一つずつ仕事を行うことが、結果的には無理なく仕事を終わらせる近道だといえます。また同時に仕事を行うことは仕事を早く終わらせられる気分にはなりますが、実際にはそれほど時間に差がないことも多いです。そのため結果的には優先順位をしっかり守って一つずつこなした方が効率がいい場合が多く、並行して仕事をするメリットはあまりないといえます

逐一修正をする

五つ目はタスク管理を始めたばかりの時は、逐一修正をしていくということです。タスク管理はあくまで計画の域をでないため、タスク管理を行い始めたばかりでは、その計画通りに終わることは少ないです。

そして計画通りに仕事が終わらなかった時には、何故計画通りに仕事が終わらなかったのかをふまえて、次に向けてのタスク管理を行いましょう。例えば30分で終わると思っていた仕事が予想より難易度が高く、1時間かかったのならば、次からはその仕事の所要時間を30分多く見積もっておくなどです。こうした修正をしておくことで、より正確なタスク管理が可能になり、後々問題が起こりにくくなるでしょう。

タスク管理用のソフトやアプリなどを利用する

タスク管理に使えるものはメモ帳などのアナログなものに限りません。中にはタスク管理用のスマートフォンのアプリや、パソコン向けのソフトなども多く存在します。そういったアプリやソフトはデータでタスク管理をできるため、手書きのメモ帳などを無くした場合と違い、バックアップを取っていれば情報の復元が容易です

またタイピングが速い人は手書きのメモ帳などでタスク管理するよりも、短い時間で仕事を書き出せることも多いです。そしてタスク管理用のアプリやソフトは、タスク管理に便利な様々な機能が備わっているため、手書きでタスク管理するよりも便利なことが殆どです。更にリモートワークではインターネットを使った業務が多いため、パソコンでの仕事の合間などにタスク管理用のソフトなどを閲覧しやすいのもメリットの一つといえます

リモートワークにおけるタスク管理の役割

リモートワークにおいてのタスク管理は、通常の出社する勤務形態とは少し違うメリットがあります。それはできない仕事を把握しやすくするという点です。リモートワークにおいては出社しての勤務などと違い、何日までにこの仕事を終わらせてくれといった、ノルマ制に近い仕事方法が採用されていることが多いです。

したがって依頼した側は納期通りに仕事が行われている限りは、仕事を与えるペースを変更することは殆どありません。極端にいえば毎日10時間以上かけてギリギリ間に合っている場合でも、同じような仕事量を依頼される可能性があるのです。そしてそういった無理のある仕事量を依頼されているなと判断できた場合、タスク管理を行っていればどの仕事が一番負担になっているのかなどを相談できます。

そしてその苦手な仕事を勤務先の企業にいって、他の人にまわしてもらうなどの措置を取ってもらえる可能性があるのです。ギリギリこなせるからといってこういった無理な仕事をやり続けると、仕事に慣れてきて仕事にかかる時間が減っただけにも関わらず、会社側からはまだ余裕があるとみなされて、仕事量が増えてしまう可能性もあります。

したがってリモートワークにおいては、できるだけ無理のないタスク管理を行えるような仕事量にしてもらえるように、そういった要望は遠慮なく企業に述べていきましょう。リモートワークは出社しない雇用形態とはいえ、分類上は正規雇用の一つです。それゆえにそういった要望について、後ろめたさを感じる必要はありません。

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海外でのリモートワークを夢見るアラサー男子です。今は本業やりつつ、リモートワークで本業を活かした副業をしながら経験を積んでいます!

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