リモートワークで求められるツールの役割とその導入について

リモートワーク
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リモートワークの可能性にかけ、東京から地方に引越ししたリモートワーカーです。

リモートワークで働いている人はますます増加しています。テクノロジーの進歩によって多様な働き方が実現できるようになり、働き方の選択肢も増えました

リモートワークの存在が一般に周知されるようになったことで、リモートワークをしたいと考える人も多くいることでしょう。リモートワークでなければ働けないという人もいるかと思います。

そこで、リモートワークを始めるために重要な要素となる「ツール」について紹介していきます。

ツールの進化で進むリモートワーク

多くの企業で働き方の改革が進み、オフィスでの作業に縛られない多様な働き方が取り入れられるようになっています。職場となり得る空間は広がり、自宅やカフェ、あるいは外出先で作業をする人も増えました

まだまだ主流と言える働き方ではありませんが、このようなリモートワークは注目されつつあります。このリモートワークが増える要因の一つに、これを支援するツールの存在が関係しています。

様々な種類のツールにより、どこでもコミュニケーションが取れ、仕事に関わる多くの情報共有もできるようになっています。もし、これからリモートワークをしていきたいと考えるのであれば、これらのツールによって何ができるのか知っておくことが大切です。

注意したいこととしては、すべてのツールについて、すべてを知っておく必要はないということです。重要なのは体系的にツールの存在を理解することですので、ツール一つ一つの使い方をすべてマスターしようとするといたずらに時間を浪費してしまいます。

ツールは次々に新しいものが開発されており、同じツールにおいてもアップグレードが繰り返されることで、細かい使い方や操作画面などが変わっていきます。また、いくつか実際に操作してみると分かりますが、似た用途のツールだと機能が似ていることなどからすぐに使い慣れることもできます。

リモートワークにおいてコミュニケーションを図るツールは必須

リモートワークを行うにあたりよく使われているツールとして、コミュニケーションを円滑にするチャットサービスや通話サービスなどが挙げられます。リモートワークの大きな弱点は、コミュニケーション不足になりやすいということです。そのため、コミュニケーションを目的とするツールは今後なくてはならないものになるでしょう。

コミュニケーションを目的としたツール自体は特に目新しいものではありません。電子メールなどは古くから使われています。またリモートワークをしている人でなくても、社内システムの一部としてメールを使う企業がほとんどで、ユーザーも非常に多いと言えます。

メールをするためのツールとして、個人が多く使っているものに「Gmail」が挙げられます。このツールがよく使われている理由は、単にメール機能の良し悪しという問題ではありません。

メールサービスの提供者からは、あわせて他の便利なツールが提供されていることが多く、そうしたツールを連携して使えれば便利なため、併用して使っているユーザーが増えてきています。「Gmail」はGoogleの提供する他のツールとの連携が取りやすくなっており、このことがユーザー数が増える理由になっています。

チャットでのコミュニケーションが増えている

メールサービスの他にコミュニケーションを取るためのツールとしては、チャットサービスが多く使われるようになってきました。人気のツールには「Slack」や、「チャットワーク(ChatWork)」などがあります。

「Slack」は世界的にユーザーを増やし続けている人気のチャットサービスで、特にエンジニアどうしで使われていることが多いです。また、他のツールとの連携が優れている特徴もあります。「チャットワーク」は日本発のチャットサービスで、日本企業やリモートワークをしている個人での利用率も高くなっています

チャットはメールよりもスピーディーで手軽なやり取りができるという特徴があり、場合によってはメールを使わずチャットだけで取引先と連絡を取り合うことが可能です。メールのようにビジネスの定型文を使わずに、要件のみを送ることでメッセージの冗長化を防ぐ効果もあります。メールとは使用感が異なるため、これまでチャットをしたことがなくてもリモートワークをしていきたいのであれば、是非慣れておきたいツールです。

メールやチャットのように文字のやり取りではなく、直接通話が必要になることもあるでしょう。「Skype」は無料で直接の通話ができるツールとして先駆者的な存在です。テレビ通話を利用すれば相手の顔を見ることも可能です。複数人と同時に会話をすることもでき、会議の場面でも活躍するでしょう。

こうした通話は、先に述べたチャットツールなど他のツールでもできる場合が多いです。また反対に、通話をメインとするツールでもメッセージを送受信することができるものが多くなっています。

そのため似た用途のツールであれば、使い勝手などから自分に合ったものを選択すれば良いでしょう。コミュニケーションを図るためには相手と同じツールを使う必要があるので、ユーザー数の多いものを導入しておけば活用の機会はより広がるでしょう。

業務データの共有

ビジネスの相手や仲間とのコミュニケーションが取れるようになったら、次はデータの共有を視野に入れていきましょう。

チャットツール、またはメールでもファイルを添付することによる送受信は可能です。しかし中身を編集した時などには、もう一度相手に送信をし、その情報を共有しなければなりません。

このことは自分の持つ端末間でも言えることです。普段はパソコンで作業を行い、そこで作成したデータをスマホやタブレットなどのモバイル端末で編集したい場合もあります。こうした場合に活躍するのがオンラインストレージサービスです

これにより異なる端末間でもデータを共有することができるようになります。データを共有できる人は、データ作成者に限定する必要もありません。データを使用したい人がいつでも取り出せるよう保管場所をクラウド上で提供してくれるので、ファイルの管理などが効率的に行えるようになります。

これらの代表的なツールとしては「Dropbox」や「OneDrive」などがあります。オンラインで操作できるため、ハードディスクやメモリーなどの物理的な保存用機器の必要もなく、どの端末からでもアクセスしてデータを扱えるというメリットがあります

業務計画の共有

メッセージのやり取りができれば、連絡をとりあいながら日程の調整や業務にかかる計画を立てることも可能になります。しかし複雑な計画やチームで作業を進めるような場合は、この計画自体を見やすく共有できていると便利です。

カレンダーを共有することでこれを実現することもできますが、「Trello」や「Jooto」といったツールなども人気があります。これらはプロジェクト管理に特化したツールのため、現在の予定や状況が視覚的にも把握しやすくなります。どちらも、プロジェクトで必要なタスクをボード形式で共有できるように書き込み、役割分担を明示することやコメントを送ることなどが可能となっています。

ツールには柔軟に対応

リモートワークをする際に、ツールを自由に選択できる場面はそれほど多くはありません。これは、すでに相手方に導入されているツールを使うことになるケースが多いからです。そのため、同じ用途のツールを複数導入しなくてはならないケースも珍しくありません

今後リモートワークをしていこうと考えるのであれば、こうした新しいツール導入も求められてくるかもしれません。新しい技術に積極的に触れていき、なんでも活用しようという柔軟性をもつことが大事です。費用が必要になるツールもありますが、無料で扱えるものも多いので、まずは色々なものに触れてみると良いでしょう。

まとめ

メールに始まり、チャットや通話、データ共有、さらにはプロジェクト管理をするにもさまざまなツールが活躍します。リモートワークをする場合には、これらのツールを使うことが欠かせなくなっています。

多くの既存ツールを使いこなせることも大事ですが、技術進歩の早い現代において、新しいことを素早く取り入れる能力も求められます。無料で使い始められるツールも多いため、気になったものは積極的に試してみると良いでしょう。

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ABOUT

海外でのリモートワークを夢見るアラサー男子です。今は本業やりつつ、リモートワークで本業を活かした副業をしながら経験を積んでいます!

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